Предлагаем оборудование для диагностики ТНВД и форсунок по новогодним ценам
Узнать подробнее


Новости
Купи рекламы
БУ


Узнай производителя





"Программа для автосервиса" (Автоматизация автосервиса)


Когда говорят о необходимости автоматизации учета на том или ином предприятии, то, как правило, подразумевают, что с помощью компьютера будут решены основные проблемы бумажного документооборота. Среди этих проблем важнейшими являются: большая трудоемкость при оформлении первичных документов "вручную", стандартизация документооборота, сложность получения отчетной информации и контроля действий персонала.
С помощью компьютера проще всего решается проблема уменьшения объема рутинных работ при оформлении первичных документов. С помощью компьютерных программ (например, MS Excel или MS Word) достаточно один раз создать шаблоны используемых документов (накладных, счетов-фактур и проч.) и затем многократно их использовать. Это - простейший вид автоматизации документооборота предприятия.
Решать другие вышеназванные проблемы несколько сложнее. Скажем, для стандартизации документооборота важно, помимо унификации первичных форм и облегчения способов их заполнения, определить четкие схемы взаимодействия различных групп персонала, разграничить доступ сотрудников к разным уровням информации, обеспечить слаженную работу оформителей документов. На этом этапе уже не обойтись стандартными офисными приложениями - требуется использование специализированных учетных программ, разработанных для предприятий данной отрасли.
В автосервисах проблемы учета проявляются порой даже ярче, чем на предприятиях такого же размера, занятых в других сферах деятельности. Для наглядности рассмотрим процесс движения запчастей при ремонте.
В этой стандартной последовательности действий имеется ряд существенных моментов. Во-первых, при обращении клиента приемщик должен иметь информацию о наличии требуемых запчастей на складе. Если запчасти имеются, то на основании заявки открывается наряд-заказ, а если отсутствуют - делается заказ поставщику. Во-вторых, при поступлении наряд-заказа в цех необходимо взаимодействие мастера и кладовщика (каждая выдача запчастей и расходных материалов должна документально фиксироваться). В-третьих, клиент может предоставить собственные запчасти для ремонта, и они должны учитываться отдельно. В-четвертых, информация об отпускаемых для ремонта запчастях должна оперативно отражаться в отделе продаж, чтобы не возникало конфликтных ситуаций с клиентами. Если добавить к этому, что ремонт одного автомобиля может происходить достаточно долго, а запчасти - поступать в разные моменты времени, то задача учета становится нетривиальной. Суммируя все вышеизложенное, можно утверждать, что даже при проведении стандартных хозяйственных операций на предприятиях автосервиса к системам автоматизации предъявляются высокие требования.
Как известно, в настоящее время существуют компьютерные программы различного масштаба и стоимости - от простейших программ до систем управления ресурсами (ERP-систем). Последние предназначаются, как правило, для крупных организаций с большим количеством рабочих мест и сложной структурой. Однако для малых и средних фирм, какими, в основном, являются автосервисы, необходимо иметь рычаги управления ресурсами и механизмы прогнозирования своей деятельности. Часто складывается такая ситуация, когда автосервис выходит на стабильный уровень рентабельности, при котором прибыль в каждом отчетном периоде остается примерно одинаковый. Вполне естественно, что руководству фирмы хотелось бы понять, какие изменения управленческого характера необходимы для улучшения финансовых показателей хозяйственной деятельности. Что необходимо делать? Приобрести новое диагностическое оборудование, направить часть персонала на учебу, изменить профиль того или иного производственного участка или же закупить запчасти для определенных марок и систем автомобиля? Для ответов на эти вопросы только лишь интуиции и большого опыта работы недостаточно - необходимо оперировать большим объемом информации по всем аспектам работы автосервиса. Причем нужны различные аспекты этой информации.
Настоящая статья посвящена компьютерной программе "Автосервис 7.7", созданной компанией "ПиБи" (www.pb.ru). В конце мая 2002 года вышла новая, вторая версия программного продукта, в которой подведен итог продолжительной работы над проектом.
При решении многих вопросов большую помощь специалистам компании оказали ведущие сотрудники кафедры "Эксплуатации автотранспорта и автосервиса" МАДИ (ТУ) В.А. Егоров и Г.А. Муравкина.
Программа ориентирована на автосервисы любого размера. "Автосервис 7.7" - это масштабируемая система, которая по-разному функционирует на предприятиях различной величины. Помимо возможности автоматизации документооборота и текущего учета, система имеет ряд средств для прогнозирования и управления производством.
В программе существуют 2 основных режима оформления документов по ремонту: компактный - в этом режиме все действия, начиная с открытия наряд-заказа и до его закрытия, производит один пользователь, и развернутый - здесь реализован "конвейер" пользователей, при котором на каждом этапе оформления наряд-заказа с документом работают определённые группы людей.
Кроме двух основных режимов, в "Автосервисе" есть режим "быстрого оформления" наряд-заказа, при котором автоматически создаются и распечатываются в нужном количестве экземпляров сопроводительные документы, например, счета-фактуры, приходные кассовые ордеры и т.п.
Масштабируемость проявляется также в том, как в программе отражается состояние ремонтной зоны. При желании можно отслеживать множество показателей, характеризующих производство. На какие автомобили должны в данный момент отпускаться запчасти? Сколько времени осталось до запланированного окончания ремонта данного автомобиля? Как соотносится реальное время выполнения работы сотрудником и количество заданных для этой работы нормо-часов? С каких складов отпускались запчасти на данную автомашину? Ответы на эти и другие вопросы дают отчеты, присутствующие в программе.
Для тех же, кто больше всего ценит свое время, можно ограничиться внесением в программу минимума информации. Например, можно не фиксировать в реальном времени выполняемые работы, не указывать фактическое время выполнения работ, не ставить сроки закрытия наряд-заказа и т.д. Такая информация позволяет производить оценочную характеристику ремонта.
Таким образом, в зависимости от степени требований к полноте отслеживаемой информации, можно по-разному организовать работу с программой на конкретном предприятии.
Как уже говорилось, для автосервисов некоторые проблемы документооборота стоят особенно остро. К таким проблемам относится задача разделения прав доступа и контроля пользователей - ведь с наряд-заказом может работать несколько человек в период с момента его открытия до оплаты. Что в этом плане дает программа?
Если автосервис работает с программой по "конвейерной" схеме, упомянутой выше, включается механизм "электронных подписей": кладовщик и мастер ставят свои "подписи" в каждом обрабатываемом наряд-заказе. Кроме того, различным группам пользователей доступны различные элементы экранной формы наряд-заказа. Наконец, все основные действия, которые выполняют пользователи с наряд-заказом (открытие документа, передача из одного подразделения в другое, установка и снятие подписей, назначение сроков исполнения работ и т.д.), фиксируются в особом протоколе оформления наряд-заказа.
Другой специфической проблемой, характерной именно для автосервисов, является проблема накопления информации по каждой конкретной автомашине. Прежде всего это важно при обслуживании корпоративных и просто постоянных клиентов, а также собственного парка машин, если таковой имеется. "Автосервис 7.7" ведет для каждого автомобиля свою "историю".
История автомобиля включает в себя, во-первых, весь документооборот по данной автомашине, причем в его объем в максимальном варианте включаются не только документы, непосредственно связанные с ремонтом (наряд-заказы, заявки на ремонт), но и вся сопроводительная документация (счета-фактуры, накладные, документы оплаты и проч.). Во-вторых, история автомобиля содержит его "историю болезни" (значения параметров диагностики, которые хранятся в диагностических картах) и "историю лечения" (какие работы, кем, когда и по каким системам автомобиля производились).
Для любого руководителя автосервисного предприятия весьма важным является комплекс вопросов, связанных с оплатой труда работников. От способа формирования зарплаты и ее размеров зависят такие показатели, как текучесть кадров, уровень квалификации персонала и моральный климат в коллективе. Если говорить о рядовых исполнителях и мастерах, их зарплата, как правило, зависит от выработки в нормо-часах. Однако знать лишь выработку для правильного начисления зарплаты недостаточно. Примером дополнительной информации к выработке может послужить, например, информация о том, какой степени сложности работы выполнял данный исполнитель. Понятно, что при одинаковом количестве нормо-часов реальная тяжесть работ может быть различной, и в этом случае интересно будет сравнить соотношение "Объем в нормо-часах/Количество работ" для различных сотрудников. "Автосервис 7.7" дает возможность при начислении зарплаты иметь под рукой множество различных показателей: выработка в нормо-часах, количество работ, их стоимость в различных валютах, количество рекламаций по исполнителям, наличие нарушений дисциплины. Дополнительная информация может использоваться для принятия решений о премировании сотрудников или о взысканиях.
Выше речь шла об автоматизации хозяйственных операций, связанных непосредственно с ремонтом автомобиля. Нередко предприятия автосервиса, помимо ремонта, занимаются также продажей запчастей. В "Автосервисе 7.7" операции продаж четко отделены от операций реализации товарно-материальных ценностей через ремонтную зону, что позволяет получать как общую, так и раздельную отчётную информацию по различным видам расхода. Складской учет в программе характеризуется также наличием "партионного" учета, возможностью внутренних перемещений по учетным ценам и фиксации таких операций, как списание, инвентаризация, недопоставки и проч.
Перейдем теперь к краткому знакомству с функциями "управленческого" характера, имеющимися в системе. Чем дольше идет работа с программой, тем большая информация накапливается в базе данных. Эта информация может быть использована для анализа деятельности фирмы в целом за определённый период.
Для руководителей автосервисов могут представлять интерес такие показатели, анализируя которые, можно прийти к выводу о необходимости принятии определенных административных решений. В таблице приведены примеры статистических характеристик работы автосервисов и варианты управленческих решений, на которые эти характеристики оказывают влияние.
Программа позволяет всесторонне оценивать имеющуюся информацию и "строить" нестандартные отчёты. Входящая в состав "Автосервиса" подпрограмма "1000 и 1 отчет" - это универсальный конструктор отчетов, с помощью которого пользователь сам, без помощи программиста, составляет различные запросы по имеющейся в базе данных информации. Приведем примеры сводок, получаемых с помощью "1000 и 1 отчета":
• модели автомобилей с разной ценой "нормо-часа" (помесячно);
• обслуживание "новых" и "старых" автомобилей;
• пробег обслуживаемых автомобилей;
• ремонт собственных автомобилей.
Программа "Автосервис 7.7" допускает интеграцию с программой "1С: Бухгалтерия 7.7" с помощью "Менеджера обмена данными" - одного из самых известных инструментальных средств обмена между базами данных "1С: Предприятия". Операция слияния данных в этом случае является "внешней" для используемых конфигураций, что позволяет производить регулярные обновления "1С: Бухгалтерии" с минимальными затратами.
Очевидным является тот факт, что для каждого предприятия в идеальном случае должна создаваться своя собственная система автоматизации, которая учитывает все нюансы деятельности именно этого предприятия. Понятно также, что не каждая фирма может пойти на создание такой системы, исходя из финансовых соображений. Рассматриваемая нами программа содержит большой набор документов, отчетов, инструментальных средств для того, чтобы использоваться на различных предприятиях автосервиса. Однако если потребуется внести какие-то изменения в систему, это также можно сделать без труда. Программа "Автосервис 7.7" является конфигурацией для платформы "1С: Предприятие 7.7", в силу чего она открыта для изменений. Следует отметить, что такие изменения могут проводиться как фирмой-разработчиком конфигурации (компанией "ПиБи"), так и сторонними программистами.


"Автомобиль и Сервис". Декабрь 2002 г.
http://www.abs.msk.ru





Специальная информация: для производителей оборудования · для поставщиков импортного оборудования · для официальных представителей
Техническая документация: нормативные документы · проектирование автосервиса · ГОСТы и законы
Контакты: запрос о поставщиках и производителях · приобретение оборудования по цене производителя · технические консультации
Информация: Календарь выставок · Новости · Реклама на сайте



Copyright © 2003, Ассоциация производителей и поставщиков автосервисного оборудования Создание и продвижение сайта: Интернет-агентство «Dextra»

Rambler's Top100 Rambler's Top100 Рейтинг@Mail.ru